1. WIE WE ZIJN
Het Trust Café evenement wordt georganiseerd door ons bedrijf, NormNest, met adres Aalterseweg 80 9910 Aalter België met ondernemingsnummer BE1026 379 764, met telefoonnummer +32 (0)9 424 01 18 en met e-mailadres info@trustcafe.be.
Wij hechten belang aan jouw privacy en telkens wanneer we jouw persoonsgegevens behandelen doen we dit in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR (General Data Protection Regulation) en de nationale wetten die handelen over het verwerken van persoonlijke gegevens.
De privacywetgeving verplicht ons om de informatie die we in deze privacyverklaring meedelen voor jou toegankelijk te maken. Deze privacyverklaring verduidelijkt welke maatregelen we nemen om jouw privacy te beschermen wanneer jij aan Trust Café deelneemt en welke rechten jij hebt.
In het kader van ons evenement verzamelen we sommige persoonlijke gegevens over jou en we verwerken ze in overeenstemming met het doel beschreven in onze privacyverklaring. We nodigen je uit om deze verklaring aandachtig te lezen. Robin Millecam is onze privacy coördinator die je kan bereiken via support@normnest.eu voor alle vragen die je zou hebben of om je rechten uit te oefenen. Het is mogelijk dat deze verklaring in de toekomst nog aangepast wordt. We vragen je dan ook om de privacyverklaring op regelmatige basis opnieuw te lezen.
2. HET VERWERKEN VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS
Persoonlijke data of persoonsgegevens betekent alle informatie over een individu die kan toelaten om die persoon te identificeren. Het gaat hier niet om gegevens waar de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Wij proberen zo weinig mogelijk persoonlijke gegevens te verzamelen om onze doelen te bereiken.
We houden ons aan de databeschermingswetten die vereisen dat de persoonsgegevens die we over jou verwerken:
Enkel worden verzameld voor geldige doeleinden waarover we je hebben geïnformeerd.
Op een rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden gebruikt en dus worden gebruikt op een manier die toereikend is, ter zake dienend is, en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Accuraat zijn en zo nodig worden geactualiseerd, niet langer worden bijgehouden als nodig is voor de doeleinden waarover we je verteld hebben en veilig worden behandeld.
Wij kunnen u verzoeken om bepaalde informatie te verstrekken, zodat wij jouw deelname aan Trust Café correct kunnen faciliteren. Als je vragen hebt, aarzel niet om onze privacy- coördinator te contacteren.
Meer in het bijzonder zullen we sommige of alle van de volgende data-elementen verzamelen:
Registratiegegevens:
• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functietitel
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• Eventuele dieetwensen of speciale verzoeken voor het evenement
Technische gegevens:
• IP-adres
• Browser type en versie
• Besturingssysteem
• Tijdstip en datum van toegang
• Bezochte pagina’s
• Elektronische lokalisatiegegevens
• Elektronische identificatiegegevens
• Username (bij het inloggen op Youtube)
Evenementgegevens:
• Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement
• Feedback en evaluaties over het evenement
Communicatiegegevens:
• Correspondentie met ons over het evenement
• Vragen en verzoeken
Andere gegevens:
• Datum & tijd van het evenement
Wij rekenen erop dat jij ons correcte gegevens bezorgt. Laat ons weten wanneer gegevens veranderen, zodat wij alle gegevens actueel kunnen houden.
In het kader van ons evenement verrichten we de volgende verwerkingen:
Het registreren van deelnemers voor het Trust Café evenement
Beschrijving: Inschrijving van deelnemers voor het evenement
Doel: Beheer van de beschikbaarheid
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), Eventuele dieetwensen of speciale verzoeken voor het evenement
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het verstrekken van informatie over het evenement
Beschrijving: het informeren van (potentiële) deelnemers over praktische, organisatorische en inhoudelijke aspecten van het evenement
Doel: Het correct en tijdig informeren van deelnemers en geïnteresseerden
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het beheren van aanwezigheden
Beschrijving: Het registreren, opvolgen en administratief verwerken van de effectieve deelname aan het evenement
Doel: Het correct organiseren en administreren van het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), Eventuele dieetwensen of speciale verzoeken voor het evenement
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het faciliteren van netwerkmogelijkheden tussen deelnemers
Beschrijving: Het creëren van mogelijkheden voor deelnemers om met elkaar in contact te komen, informatie uit te wisselen en professionele relaties op te bouwen
Doel: Het bevorderen van professionele contacten en kennisuitwisseling tussen deelnemers
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), E-mailadres
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het gebruiken van foto’s en videomateriaal voor promotie van toekomstige evenementen
Beschrijving: het maken en publiceren via onze communicatiekanalen van foto’s en video-opnames waarop deelnemers zichtbaar zijn
Doel: promotie van toekomstige evenementen
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaringstermijn: Maximaal 5 jaar na het evenement
Data items: Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het delen van informatie over toekomstige evenementen of diensten
Beschrijving: het informeren van deelnemers en geïnteresseerden over toekomstige evenementen, gelijkaardige initiatieven en relevante diensten.
Doel: het verstrekken van updates ivm onze toekomstige evenementen of diensten
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Marketingactiviteiten gerelateerd aan onze diensten
Beschrijving: Het delen van relevante updates
Doel: Het aantrekken van nieuwe deelnemers
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s, Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Analyse van deelnemersprofielen en interesses
Beschrijving: Het analyseren gegevens van deelnemers om inzicht te krijgen in hun professionele profiel en interesses
Doel: Het verbeteren en personaliseren van onze evenementen
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s, Feedback en evaluaties over het evenement, Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Optimalisatie van toekomstige evenementen
Beschrijving: Het analyseren en evalueren van feedback, deelnamegegevens en betrokkenheid van deelnemers
Doel: Het verhogen van de kwaliteit, relevantie en efficiëntie van toekomstige evenementen
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s, Feedback en evaluaties over het evenement, Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Ontwikkeling van nieuwe initiatieven
Beschrijving het ontwikkelen van nieuwe concepten, activiteiten en samenwerkingen binnen toekomstige edities van Trust Café
Doel: Het creëren van nieuwe sessies of formats binnen Trust Café
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s, Feedback en evaluaties over het evenement, Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het versturen van bevestigingen en updates over het evenement
Beschrijving: het informeren van deelnemers over hun registratie, het verstrekken van praktische informatie en het houden hen op de hoogte van relevante wijzigingen of updates met betrekking tot het evenement.
Doel: Het waarborgen van een correcte organisatie en communicatie rond het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het beantwoorden van vragen en verzoeken
Beschrijving: Het behandelen van vragen, opmerkingen en verzoeken van (potentiële) deelnemers correct en tijdig
Doel: Het bieden van adequate ondersteuning tijdens het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s, Correspondentie met ons over het evenement, Vragen en verzoeken
Data wordt verwerkt binnen de EU
Het versturen van nieuwsbrieven
Beschrijving: Het verzenden van periodieke nieuwsbrieven per e-mail aan geïnteresseerden met informatie over onze activiteiten
Doel: Het informeren van betrokkenen over nieuws, aankomende evenementen en diensten
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaringstermijn: Maximaal 3 jaar na het evenement
Data items: Naam en voornaam, E-mailadres, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing), IP-adres, Browser type en versie, Besturingssysteem, Tijdstip en datum van toegang, Bezochte pagina’s
Data wordt verwerkt binnen de EU
Bij deze verwerkingen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Als jij voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, dan heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken.
Als je niet wil dat jouw gegevens worden verwerkt, contacteer ons dan zodat we samen kunnen nagaan welke oplossingen mogelijk zijn.
Wij behandelen ook gegevens van leveranciers. Wanneer we gegevens verzamelen, verwerken en opslaan over onze leveranciers, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. In onze omgang met onze leveranciers verzamelen, verwerken en bewaren we doorgaans de naam, het werk emailadres en het werktelefoonnummer van de persoon / personen die met ons communiceren. Ook verzamelen, verwerken en bewaren we het btw-nummer van onze leveranciers.
3. HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IN JOUW OPDRACHT
De specifieke aard van onze relatie maakt het weinig waarschijnlijk dat jij ons persoonsgegevens van anderen zal laten verwerken. In het uitzonderlijke geval dat dit toch voorkomt, zijn wij de verwerker en ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen dan jouw instructies voor de verwerking, mogelijke onderaanneming, het lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst en de mogelijke doorgifte van gegevens uitvoeren. Wij zullen dan ook de nodige veiligheidsmaatregelen nemen en je bijstaan in het nakomen van je verplichtingen in het kader van de GDPR.
4. HET DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Het is mogelijk dat wij met derde partijen moeten werken om bepaalde aspecten van het evenement te kunnen voorzien/ uw deelname aan het evenement te kunnen faciliteren. Meer in het bijzonder behouden wij ons het recht voor om jouw persoonlijke gegevens met deze partners te delen:
Sociale media – Facebook / Instagram
Doel: Promotie van het bedrijf en het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische lokalisatiegegevens, Datum & tijd, Elektronische identificatiegegevens, Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement, Naam en voornaam, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
Data wordt verwerkt buiten de EU
META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook) ontvangt de data
Catering
Doel: Zorgen voor een correcte organisatie van catering
Rechtsgrond: Uitvoering van contract
Data items: Eventuele dieetwensen of speciale verzoeken voor het evenement, Datum & tijd
Data wordt verwerkt binnen de EU
Sociale media – Linkedin
Doel: Promotie van het bedrijf en het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische lokalisatiegegevens, Datum & tijd, Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement, Naam en voornaam, Functietitel, Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
Data wordt verwerkt binnen de EU
LinkedIn Ireland Unlimited Company ontvangt de data
Fotografen / Videografen
Doel: Vastleggen van het evenement
Rechtsgrond: Uitvoering van contract
Data items: Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement, Datum & tijd
Data wordt verwerkt binnen de EU
Sociale Media – Youtube
Doel: Promotie van het bedrijf en het evenement
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische lokalisatiegegevens, Datum & tijd, Elektronische identificatiegegevens, Foto’s en video-opnames gemaakt tijdens het Trust Café evenement, Username
Data wordt verwerkt binnen de EU Google Ireland Limited ontvangt de data
Als we jouw persoonlijke gegevens ontvangen van een derde partij die jou naar ons verwijst, gaan we ervan uit dat deze gegevens rechtstreeks van jou of met je toestemming zijn verkregen. Mocht dit niet het geval zijn, laat ons dit dan direct weten.
Deze derde partijen zullen doorgaans optreden als gegevensverwerker. Houd er rekening mee dat sociale mediaplatformen vaak worden beschouwd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Wanneer je je verzet tegen het delen van je data, vragen we je om contact met ons op te nemen zodat we samen kunnen nagaan welke oplossingen mogelijk zijn.
Houd er rekening mee dat we wettelijk verplicht kunnen zijn om bepaalde gegevens te verwerken en mogelijks door te geven aan de relevante autoriteiten. Aangezien dit een wettelijke verplichting is, kan je geen bezwaar maken tegen deze overdracht.
5. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID
Wij willen jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk bewaren en hebben veiligheidsprocedures opgezet om verlies, misbruik of verandering van deze persoonlijke gegevens te vermijden. Deze procedures zijn functioneel en technisch in overeenstemming met de beste standaarden in de sector.
6. WEBSITE EN COOKIES
Wanneer je onze website bezoekt kunnen er cookies op jouw computer bewaard worden. Ze helpen om het bezoek van de website makkelijk te maken en jouw ervaring te verbeteren. Wanneer je onze website bezoekt zal je informatie krijgen over de cookies die we gebruiken en zullen we je vragen om daarvoor toestemming te geven. Elke keer dat je onze website bezoekt zal de webserver ook automatisch het IP- adres en/of je domeinnaam verwerken.
Het is mogelijk dat wij links publiceren naar websites die eigendom zijn van anderen en die door deze anderen worden beheerd. Als je op zo’n link klikt zal je naar een andere website navigeren. Zorg er steeds voor dat je de privacyverklaring van deze andere website leest en begrijpt, aangezien die kan verschillen van onze privacyverklaring. Als je je niet zeker voelt, of niet akkoord kan gaan met de privacyverklaring, raden we je aan om de betrokken website onmiddellijk te verlaten.
7. SOCIALE MEDIA
Als je de sociale mediafuncties zoals bijv. “like-” of “share-”knop die mogelijk op onze website staat gebruikt, of als je onze sociale mediapagina bezoekt, weet dan dat je persoonsgegevens door het sociaal mediaplatform zullen verwerkt worden. Bij deze verwerking beschouwt de Europese regulator ons en het sociaal mediaplatform beiden als gezamenlijke gegevensverwerkingsverantwoordelijken, wat betekent dat wij gezamenlijk bepalen waarom en hoe jouw persoonlijke data wordt verwerkt. Hoe wij jouw persoonlijke data verwerken, vind je terug in deze privacyverklaring. Informatie over de verwerking door het betrokken sociaal mediaplatform, kan je terugvinden in hun privacyverklaring. We vragen je om de privacyverklaring van het sociaal mediaplatform goed te lezen vooraleer je de sociale media-items op onze pagina of onze pagina op het sociaal mediaplatform bezoekt.
In het kader van ons evenement, zullen er fotografen of videografen aanwezig zijn. De foto’s en video’s die ze maken zijn bedoeld om te worden gebruikt in marketingmateriaal en / of gepubliceerd te worden op onze sociale mediapagina’s. Voordat wij een foto of video van jou maken, zullen wij jouw uitdrukkelijke toestemming vragen. Mocht je je hiertegen verzetten (en als gevolg, tegen het gebruik van materialen waarop je bent afgebeeld), laat het ons dan weten.
8. JE RECHTEN UITOEFENEN
Conform de General Data Protection Regulation (GDPR) / Algemene Verordening Gegevens- bescherming (AVG) heb je het recht om:
Toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens (het recht van inzage van de betrokkene). Dit laat je toe om een kopie van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden te ontvangen.
Verbetering te vragen van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden. Dit laat je toe om onvolledige of onjuiste informatie die we over je bijhouden te verbeteren.
De wissing van je persoonsgegevens te vragen. Dit laat je toe om ons te vragen al je persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen geldige reden is om deze nog verder bij te houden. Je hebt ook het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te verwijderen wanneer jij gebruik hebt gemaakt van je recht om je te verzetten tegen een bepaalde verwerking (zie hieronder).
Je te verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en je omwille van je bijzondere situatie je wil verzetten tegen de verwerking op deze basis. Je hebt ook het recht om je te verzetten wanneer we je persoonsgegevens verwerken voor doeleinden van directe marketing.
De beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit stelt jou in staat om ons te vragen de verwerking van je persoonsgegevens op te schorten, bv. wanneer je vragen hebt over de accuraatheid van de gegevens of de reden van de verwerking.
Op elk moment je toestemming voor een verwerking in te trekken.
Niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.
Je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen (het recht op gegevensoverdraagbaarheid).
In sommige gevallen zullen we genoodzaakt zijn om aan jou meer bijzondere informatie te vragen zodat we jouw identiteit kunnen bevestigen en ervoor kunnen zorgen dat jouw recht op toegang tot informatie (of de uitoefening van gelijk welk ander van jouw rechten) correct wordt uitgeoefend. We nemen deze maatregel om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke informatie niet wordt vrijgegeven aan een andere persoon dan jezelf of aan enige andere persoon die geen recht heeft om dit te ontvangen. Je kan je rechten uitoefenen door onze privacy-coördinator Robin Millecam te contacteren via support@normnest.eu of via het adres van het bedrijf:
NormNest
T.a.v. Robin Millecam
Aalterseweg 80 9910 Aalter Belgium
Telefoonnummer: +32 (0)9 424 01 18
E-mailadres: support@normnest.eu
9. GEGEVENSBESCHERMINGS AUTORITEIT
Elke klacht of commentaar kan je richten aan de gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles https://gegevensbeschermingsautoriteit.be https://autoriteprotectiondonnees.be
Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00
E-mailadres: contact@apd-gba.be
